Como promover um evento virtual para arrecadação de fundos

Um evento virtual de arrecadação de fundos pode ser tão produtivo financeiramente para sua organização quanto um evento presencial, mas requer planejamento e elementos adicionais para garantir que essas metas sejam atendidas. Organizar claramente o seu plano antes, durante e depois do evento é essencial no evento virtual da sua organização.

Antes do seu evento

Reforce na sua mensagem que a participação no evento virtual é uma oportunidade de apoiar financeiramente a organização – isto ainda é uma arrecadação de fundos! Em suas comunicações, destaque o impacto dos dólares arrecadados e as atuais necessidades de financiamento que você tem. Isso ajuda a compartilhar mais informações sobre seus programas, ao mesmo tempo em que destaca o papel crítico que os doadores desempenham no atendimento às necessidades da comunidade.

Considere ligar pessoalmente e entrar em contato com os doadores que doaram no evento em anos anteriores e certifique-se de que viram as informações e planejam participar este ano. Alguns desses doadores também podem ser bons candidatos para oferecer um presente de correspondência – considere isso antes de ligar e, em seguida, faça a solicitação quando apropriado.

Planeje com antecedência e estabeleça uma hierarquia de quais funcionários ou membros do conselho chamarão os doadores, bloqueando o tempo suficiente nos calendários para que haja espaço quando for necessário. Você sabe que vai ser uma loucura alguns dias após o evento, então planeje agora para economizar um pouco de tempo para ligações!

Ao enviar convites, considere seus doadores e pense no método que funcionará melhor. É muito improvável que todos os seus doadores de eventos estejam prestando atenção a todos os seus e-mails, então você provavelmente deve considerar o envio de pelo menos alguns convites impressos também. Isso também permite e lembra aos doadores que eles podem doar antes do evento para nos ajudar a começar com força.

Se você recebeu doadores enviando RSVPs ou preenchendo um cheque em um evento, envie um convite para eles! Queremos tornar o mais fácil possível para os doadores nos apoiarem, e eles estão sendo inundados com comunicações eletrônicas.

Por fim, comunique MUITO antes do evento. Assim que as pessoas se cadastrarem, elas devem receber vários e-mails de teaser.

De dois a seis meses antes do evento, um teaser mensal por e-mail é provavelmente suficiente. Nos 30 dias anteriores ao evento, envie um ou dois emails por semana. Um dia antes do evento, envie um e-mail de lembrete e novamente cerca de uma hora antes do início do evento.

Você não precisa incluir muito conteúdo; mantenha-o simples e breve para que obtenham as peças mais importantes.

Durante o Evento Virtual

Certifique-se de que você não está apenas compartilhando conteúdo de vídeo – tenha uma maneira para que as pessoas participem do evento e interajam. Os participantes engajados são muito mais propensos a contribuir. Se você não pode ter um componente de alto-falante ao vivo, certifique-se de fazer perguntas e incentivar comentários no bate-papo para que você entenda a sensação de comunidade.

Tenha alguns funcionários ou voluntários treinados alinhados para gerenciar (e contribuir com) as áreas de bate-papo e comentários para que as pessoas recebam respostas em tempo real.

Pergunte regularmente durante todo o evento. Em vez de criar um programa que leva a uma pergunta, pergunte rotineiramente! Alguns participantes podem entrar e sair do programa devido a problemas tecnológicos imprevistos ou outras distrações usuais. Todos os participantes devem ter a oportunidade de ser questionados e compreender o impacto de seu presente.

Quando se trata de processos de doação, deixe bem claro como as pessoas podem doar. Destaque os diferentes métodos verbalmente, na tela, etc (inclua um link para sua página de doações na caixa “Chat”). Considere usar um texto para dar a opção e TESTE seus formulários de doação, para garantir que a experiência de doação do doador seja fácil e clara.

Depois do seu evento virtual de arrecadação de fundos

Esteja pronto para executar um plano de agradecimento claramente preparado para aqueles que apoiam o evento. Coloque um pouco de energia e criatividade em como você fará o acompanhamento com os doadores; Grave um vídeo divertido, envie um presente especial (pequeno, barato – pense em um favorito, adesivo, foto, etc.) ou envie por e-mail uma atualização de foto adicional depois de gastar os fundos que arrecadou.

Como acontece com todas as estratégias de arrecadação de fundos, não existe uma abordagem de tamanho único. E você não tem que fazer as coisas perfeitamente na primeira – ou segunda – ou terceira – vez que você fizer isso! Dê a si mesmo um pouco de graça e concentre-se realmente em algumas coisas importantes. Existem oportunidades incríveis para envolver outras pessoas que não podiam comparecer antes, então use isso a seu favor. Um evento virtual de arrecadação de fundos pode ser uma ótima maneira de envolver os doadores em sua missão – e aplicando algumas práticas chave – você também pode arrecadar fundos no evento!

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